KI Rechnungserfassung für Microsoft Dynamics 365 Business Central
Aus der PDF-Rechnung wird ein geprüfter Beleg.
iq invoice ist Ihre KI Rechnungserfassung für Microsoft Dynamics 365 Business Central: Sie schicken eine Rechnung als PDF, E-Rechnung oder Bild an eine E-Mail-Adresse. Die Lösung liest sie aus, erkennt Mandant und Kreditor und schlägt je Zeile ein Sachkonto vor. Sie prüfen und klicken „Beleg erstellen".
Warum iq invoice
Schlanke KI Rechnungserfassung statt teurer Zusatzmodule.
Viele etablierte Marktlösungen kombinieren mehrere kostenpflichtige Module mit nutzer- oder projektabhängigen Zusatzkosten. iq invoice kommt als schlanke Business Central Rechnungserfassung mit einer einzigen Stellschraube aus – der Anzahl verarbeiteter Belege. Das lohnt sich für eine Handvoll Rechnungen im Monat genauso wie für große Mandantenstrukturen.
Mindestbelegzahl – auch bei wenigen Rechnungen im Monat zahlen Sie nur, was Sie verbrauchen.
Preis-Stellschraube statt mehrerer Module – einfach zu verstehen, einfach zu kalkulieren.
Passt für Kleinst- und kleine Unternehmen genauso wie für große, mehrmandantenfähige Strukturen.
Der Weg einer Rechnung
Eingangsrechnungen automatisieren – von der E-Mail bis zur ungebuchten Einkaufsrechnung.
Ein Beleg pro Anhang, egal ob PDF, E-Rechnung oder Bild – der Rest läuft automatisch, bis auf den letzten Klick.
Rechnung per E-Mail senden
PDF, E-Rechnung (ZUGFeRD/XRechnung) oder Bild an die zentrale Sammeladresse – eine Adresse genügt, eine eigene je Mandant ist möglich, aber nicht nötig.
Strukturiert oder per OCR
E-Rechnungen werden exakt aus den Rechnungsdaten übernommen. Nur echte Scans/PDFs ohne strukturierte Daten laufen als OCR Eingangsrechnung über die Texterkennung.
Mandant und Kreditor werden gefunden
Der Zielmandant wird über Mailbox-Zuordnung bzw. Empfänger erkannt, der Kreditor über Gedächtnis, USt-IdNr. oder IBAN.
Sachkonto je Zeile
Gelernte Zuordnung, meistgenutztes Konto oder KI-Vorschlag – gestaffelt, damit die KI möglichst selten gebraucht wird.
Prüfen und „Beleg erstellen"
Kreditor und Sachkonten auf der Beleg-Karte prüfen, Original-PDF direkt daneben – dann entsteht die ungebuchte Einkaufsrechnung.
Pending Review
Normalfall: Kreditor erkannt, Konten vorgeschlagen. Prüfen und „Beleg erstellen".
Pending Company
Zielmandant nicht eindeutig. Mandant wählen, „Verarbeiten (Routing)" ausführen.
Pending Vendor
Kreditor nicht erkannt. Vorhandenen zuordnen oder aus Vorschlag neu anlegen.
Wie der Sachkonto-Vorschlag entscheidet
Gestaffelt, lernend – und nur wo nötig mit KI.
Jede Zeile durchläuft eine feste Reihenfolge. Was eine frühere Stufe löst, erreicht die KI gar nicht erst – so bleibt Ihre KI Buchhaltung jederzeit nachvollziehbar.
Gelernte Zuordnung
Kreditor + Positionstext → das Konto, das beim letzten Mal für diese Kombination gebucht wurde.
Meistgenutztes Konto
Sonst das Konto, das für diesen Kreditor am häufigsten gebucht wird.
KI-Vorschlag
Azure OpenAI bekommt den ganzen Beleg als Kontext und schlägt je Zeile ein Aufwands-/Einkaufskonto vor.
Default-Sachkonto
Ohne konfigurierte KI oder gelerntes Konto greift beim Anlegen das Default-Sachkonto des Mandanten.
Konto-Quelle sichtbar
Die Spalte „Konto-Quelle" zeigt, woher der Vorschlag kommt: Gelernt, E-Rechnung-Hinweis, KI, Kreditor-Standard oder Manuell.
Sammelabrechnungen
DKV, Hetzner & Co.: Stimmt die Positionssumme nicht mit dem Rechnungsbetrag überein, fasst die Lösung automatisch zu einer Netto-Zeile zusammen.
Dimension aus E-Rechnung
Mehrere Kostenträger (z. B. Fahrzeuge, Rufnummern) lassen sich automatisch je Kostenträger auf eine Dimension aufteilen.
Kreditkarten-/Kassenbelege
Gemischte MwSt-Sätze (7 %/19 %) werden über hinterlegte Zahlungsquellen je Satz sauber auf eigene Zeilen gebucht.
Händler-Gedächtnis
Kommt wieder ein Beleg vom selben Restaurant, schlägt „Wie letztes Mal buchen" Kreditor und Zeilen aus dem letzten Muster vor.
Gutschriften
Rechnung oder Gutschrift wird automatisch erkannt und entsprechend als Einkaufsrechnung oder -gutschrift angelegt.
Status & Klärung
Nichts wird automatisch gebucht – jeder Beleg durchläuft einen klaren Status.
Optionales Add-on
Bestellabgleich: aus dem Beleg wird eine Artikelzeile.
Gleicht eine eingehende Rechnung gegen offene Bestellungen und Wareneingänge des Kreditors ab (3-Wege: Bestellung ↔ Wareneingang ↔ Rechnung) und bucht Artikel- statt Sachkontozeilen.
3-Wege-Abgleich
Bestellung, Wareneingang und Rechnung werden gegeneinander geprüft, inklusive Preis- und Mengentoleranzen.
Bestellung aus Beleg erzeugen
Existiert keine Bestellung, entsteht sie direkt aus der Rechnung – mit Menge und Preis aus dem Beleg.
Lieferschein vorab erfassen
Kommt die Ware vor der Rechnung, lässt sich der Wareneingang schon aus dem Lieferschein-PDF buchen.
Clever kombiniert mit iq banking
Erfassen Sie Eingangsrechnungen bereits mit iq invoice, landen die passenden Zahlungen später automatisch auf demselben Kreditor – iq banking muss dann nur noch ausgleichen. Zwei Apps, ein durchgängiger Beleg.
Was kostet der Betrieb?
Verbrauchsbasiert. Keine Grundgebühr, kein Minimum.
Bei 0 Belegen entstehen 0 Kosten. Abgerechnet wird pro Seite, nicht pro Beleg.
Richtwert pro Monat bei 100 Seiten – abhängig von Region und Stichtag.
Seiten/Monat kostenlos über den Document-Intelligence-Free-Tarif (F0).
E-Rechnungen (ZUGFeRD/XRechnung) verursachen bei der Texterkennung keine Kosten.
Für den Administrator
Einmalig eingerichtet, danach läuft es von selbst.
Ein zentraler Mandant sammelt alle Belege, verwaltet Document-Intelligence-Zugang und Mailbox-Mapping.
Zeigen nur, was sie brauchen: Default-Sachkonto, Buchungsgruppen, Kreditor-Anlage bestätigen.
Azure-OpenAI-Ressource anlegen, Endpoint/Key/Deployment im Setup eintragen – ohne KI greifen Gedächtnis und Standardkonto weiter.
Für Kreditkarten-/Kassenbelege je Karte eine Zahlungsquelle mit MwSt-Vorlagezeilen anlegen.
Fragen? Wir antworten.
Das Wichtigste kurz erklärt.
Nein. Der Beleg bleibt auf „Zur Prüfung" stehen, bis Sie ihn per „Beleg erstellen" selbst anlegen.
Der Beleg steht auf „Pending Vendor". Sie ordnen einen vorhandenen Kreditor zu oder legen einen neuen aus dem Vorschlag an – die Zuordnung wird für künftige Belege gemerkt.
Nur für die KI-Stufe des Sachkonto-Vorschlags. Gelernte Zuordnungen und das Default-Sachkonto funktionieren auch ohne.
Gleicher Kreditor plus gleiche Lieferantenbelegnr. wird erkannt und gemeldet – der Beleg geht auf „Error", damit nichts doppelt entsteht.
Nein. iq invoice ist eigenständig lizenzierbar und läuft unabhängig – kombinierbar ist sie trotzdem, besonders beim Zahlungsabgleich.
Nein, das ist ein separat buchbares Zusatzmodul und nur aktiv, wenn es installiert und aktiviert wurde.
iq invoice übernimmt nur die Rechnungserfassung. Für die Datensicherung Ihres Mandanten bieten wir separat den Business Central Backup Service an.
Bereit für die nächste Rechnung?
Zeigen Sie uns Ihren Kontenrahmen – wir zeigen Ihnen die Kontierung.
